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7. Dokumentation
Rechenschaftspflicht
Seit Wirksamkeit der DSGVO gilt als zusätzliche Anforderung die „Rechenschaftspflicht“. Es genügt nicht mehr, den Datenschutz so zu betreiben, dass keine Verstöße erfolgen. Stattdessen muss jetzt nachweisbar sein, dass ein geregelter und erfolgreicher Datenschutzprozess betrieben wird. Somit kommen Unternehmen - unabhängig ihrer Branche und Größe - nicht mehr drumherum, ein sogenanntes Datenschutzmanagementsystem aufzubauen und zu betreiben.
Datenschutzhandbuch
Folgene Punkte sollten mindestens in der Leitlinie erfasst sein:
- Angaben zur verantwortlichen Stelle
- Datenschutzbeauftragter (wenn bestellt)
- allg. Angaben über den bestellten Datenschutzbeauftragten (Name, Anschrift, Meldung an die Aufsihtsbehörde)
- Stellung innerhalb der Organisation und Berichtserstattung
- Aufgaben des Datenschutzbeauftragten
- unterstützende Aufgaben der Geschäftsführung (verantwortliche Stelle)
- Informations- und Informationszugangsrechte des Datenschutzbeauftragten
- Datenschutzgrundsätze
- Vertraulichkeit und Geheimhaltungspflicht
- Rechte der Betroffenen
- Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
- Hinweise zu den Mitgeltenden Unterlagen (einzelne Datenschutzprozesse, VVT, TOMs usw.) z. B. als Anlagenbenennung oder Links
Datenschutz-Management-System
Für die Dokumentation ist ein zeitgemäßes und revisionssicheres Datenschutz-Managementsystem zu empfehlen. Auch wir verwenden solch ein DMS.
Hier einige Vorteile unseres Datenschutz-Management-Systems:
- Gehostet in Deutschland in ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentren
- 6-fach tägliche Datensicherung auf voneinander unabhängigen Servern
- Sichere Anmeldung durch Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Geringe Kosten - Dank cloud-basierter Technologie
- keine Investitionen und Wartungskosten für zusätzliche Hard- oder Software
